Doc365
VisionDoc nel cloud, accessibile da qualsiasi browser.
Doc365 è un software CRM e ERP che riunisce la gestione dei tuoi clienti, dei tuoi progetti e dei tuoi documenti. Accedi al tuo archivio documentale e collabora da qualsiasi browser, ovunque ti trovi, senza installazione né VPN.
Sette moduli, un'unica piattaforma
Gestione documentale
Versioni, convalide, modelli e condivisione sicura
Gestione dei progetti
Pianificazione, attività, budget, rischi e cronoprogrammi
Gestione commerciale
Contatti, territori, vendite, fatturazione e spese
Gestione delle risorse
Dipendenti, fogli presenze, competenze e disponibilità
Collaborazione
Parti interessate, riunioni, decisioni e comunicazioni
Analisi
Dashboard, indicatori e report personalizzati
Cartografia
Mappa stradale, catasto, CPTAQ, zonizzazione e area di lavoro
Doc365 funziona in un browser aggiornato, su computer, tablet o smartphone. Nessuna installazione, nessuna VPN.
- Apri l'indirizzo della tua istanza Doc365 in un browser aggiornato.
- Accedi tramite e-mail o SSO / SAML.
- Scegli la lingua (FR / EN) nel tuo profilo.
- Apri un modulo dal menu principale.
- Utilizza la ricerca e i filtri nella parte superiore di ogni vista.
Viste disponibili a seconda del modulo: elenco, scheda, kanban, calendario e mappa.
Gestione documentale
Ogni planimetria, certificato, atto, libretto di campagna e relazione, con le relative versioni, convalide e autorizzazioni di accesso. Le cartelle si organizzano in modo gerarchico, come in un archivio di planimetrie.
Funzionalità principali
- Raccoglitori gerarchici per cliente e progetto
- Metadati topografici: planimetria, lotto, concessione, minuta, libretto
- Ricerca multicriterio e a testo completo (OCR)
- Ricerche salvate e condivise
- Versioni conservate, con autore e data
- Ciclo redazione → approvazione → archiviazione, con tracciato di audit
- Lettere, relazioni e cartigli generati da modelli
- Condivisione sicura: archiviazione privata, link firmati, autorizzazioni per cliente
Archiviare un documento
- Apri il raccoglitore del cliente o del progetto.
- Trascina il file (PDF, DWG, TIF…).
- Compila i metadati: n. di planimetria, lotto, concessione, topografo, data, minuta, libretto.
- Aggiungi delle etichette. L'indirizzo o il lotto posiziona il documento sulla mappa.
Trovare un documento
- Combina i filtri: lotto, n. di planimetria, comune, tipo, date.
- Avvia una ricerca a testo completo: l'OCR legge le scansioni e i PDF.
- Passa alla vista mappa e fai clic sulla particella.
- Salva e condividi le ricerche frequenti.
Ogni fase viene registrata nel tracciato di audit. Il revisore approva o restituisce il documento con un commento.
Versioni
Quando viene creata una nuova versione, la precedente viene conservata con autore e data. Confronta o ripristina le versioni dalla cronologia.
Modelli
A partire dall'incarico, la lettera, la relazione o il cartiglio vengono compilati con il cliente, il lotto, il comune e il n. di incarico.
Condivisione sicura
Archiviazione privata, link firmati e autorizzazioni per cliente, progetto e ruolo che restano associate al documento.
Gestione dei progetti
Ogni incarico seguito dalla ricezione alla firma: certificato di localizzazione, picchettamento, lottizzazione, tracciamento, descrizione tecnica.
Funzionalità principali
- Tipi di incarico: certificato, picchettamento, lottizzazione, tracciamento, descrizione tecnica
- N. di minuta, planimetria e libretto di campagna
- Georeferenziazione nella scheda Localizzazione
- Monitoraggio kanban da Ricevuto a Firmato
- Viste Gantt e calendario
- E-mail automatiche all'inizio di un'attività
- Budget in ore e in $, confronto tra consuntivo e budget
- Registro dei rischi per incarico
Creare e monitorare un incarico
- Fai clic su Nuovo e scegli il tipo di incarico.
- Associa il cliente, il lotto, il comune e il geometra topografo.
- Inserisci i numeri di minuta, planimetria e libretto di campagna.
- Georeferenzia l'incarico nella scheda Localizzazione.
- Salva: i documenti caricati vengono associati all'incarico.
Attività e cronoprogramma
- Un'attività = un responsabile + una scadenza
- Vista Gantt o calendario per individuare le sovrapposizioni
- E-mail automatica all'inizio di un'attività
Budget
- Inserisci le ore e l'importo previsti
- Tempi e spese si sommano automaticamente
- Confronta il consuntivo con il budget
Rischi
- Aggiungi ogni rischio (accesso, servitù…)
- Probabilità, impatto, responsabile, misura
- Riesaminali a ogni riunione
Gestione commerciale
Dal primo contatto alla fattura, fino alle spese imputate all'incarico.
Funzionalità principali
- Schede contatto: notaio, comune, promotore immobiliare, privato
- Importazione ed esportazione dei contatti Outlook
- Territori: regione, MRC, comune
- Pipeline delle opportunità
- Preventivi dettagliati inviati via e-mail
- Preventivo accettato convertito in incarico
- Fatturazione a forfait, per traguardo o a ore
- Spese con ricevuta, imputate all'incarico
Contatto
Scheda + territorio; importazione da Outlook
Opportunità
Nuova → Qualificata → Preventivo → Acquisita
Invio
Servizi, quantità, imposte; invio via e-mail
Incarico
Preventivo accettato = progetto creato
Fattura
Forfait, traguardo o ore; PDF archiviato
Spese
Inserisci la spesa, allega la ricevuta e imputala all'incarico. Una volta approvata, viene aggiunta al consuntivo. Monitora le fatture scadute con il filtro Scadute.
- Scansiona una ricevuta: vengono estratti fornitore, data, valuta e totali
- Approvazioni e rimborsi
- Monitoraggio per categoria e budget
Gestione delle risorse
Chi è disponibile, con quali competenze e come viene impiegato il tempo di ciascuno. Le ore approvate alimentano il budget e la fatturazione.
Funzionalità principali
- Schede dipendenti con costo orario
- Competenze e certificazioni, con data di scadenza
- Ricerca dei dipendenti per competenza
- Fogli presenze per incarico, anche da smartphone sul campo
- Approvazione delle ore da parte del responsabile
- Calendario: assegnazioni, ferie, festività
- Individuazione dei sovraccarichi di lavoro
- Riassegnazione tramite trascinamento
Schede dipendenti
Posizione, team, responsabile, costo orario; account e ruolo di accesso.
Competenze
Geometra topografo, tecnico, disegnatore, operatore LiDAR; livello e scadenza.
Fogli presenze
Ore per incarico e attività, anche sul campo; inviate e poi approvate.
Disponibilità
Assegnazioni, ferie, sovraccarichi; riassegnazione tramite trascinamento.
Collaborazione
L'intera cronologia di una pratica: chi è coinvolto, cosa è stato detto e cosa è stato deciso.
Funzionalità principali
- Parti interessate per pratica: ruolo, influenza, canale
- Portale clienti limitato ai propri documenti
- Riunioni pianificate dall'incarico
- Azioni concordate in riunione convertite in attività
- Registro delle decisioni
- Feed delle attività: e-mail e note interne
- Menzioni @ per avvisare un collega
- E-mail automatiche al cliente
Parti interessate
- Cliente, notaio, comune, confinanti
- Ruolo, influenza, canale preferito
- Accesso al portale limitato ai propri documenti
Riunioni
- Pianificate dall'incarico
- Ordine del giorno e verbale
- Ogni azione diventa un'attività
Decisioni
- Data, decisore, motivazione
- Documenti collegati
- Riferimento in caso di controversia
Comunicazioni
- E-mail e note nel feed
- Menzione @ di un collega
- E-mail automatiche al cliente
- Collegamento a Gmail, Outlook, Google Chat e Microsoft Teams
- Messaggi preparati dal progetto
- Bozze salvate in Doc365
Analisi
I dati degli altri cinque moduli in dashboard, indicatori e report. Fai clic su un indicatore per visualizzare i record che lo compongono.
Funzionalità principali
- Dashboard degli indicatori chiave
- Dettaglio dei record con un clic
- Tempi, consuntivo rispetto al budget, utilizzo delle risorse, conversione
- Monitoraggio dei crediti scaduti verso clienti
- Report personalizzati: fonte, filtri, raggruppamento
- Tabella pivot, grafico a barre o a linee
- Report salvati e aggiunti alla dashboard
- Report condivisi con il team
| Indicatore | Fonte | Domanda |
|---|---|---|
| Incarichi aperti per mese | Progetti | La domanda è in aumento? |
| Tempo dalla ricezione alla firma | Progetti | In quali fasi rallentano le pratiche? |
| Consuntivo rispetto al budget (h e $) | Progetti, risorse | Quali incarichi superano il budget? |
| Tasso di utilizzo delle risorse | Risorse | Il team è sovraccarico? |
| Conversione dei preventivi | Gestione commerciale | Quanti diventano incarichi? |
| Crediti scaduti verso clienti | Gestione commerciale | A chi occorre inviare un sollecito? |
Report personalizzato
- Scegli una fonte.
- Filtra e raggruppa (mese, tipo, topografo).
- Tabella pivot, barre o linee.
- Salva e condividi.
Cartografia
I tuoi incarichi e documenti sulla mappa, con i livelli utili al topografo: mappa stradale, catasto, CPTAQ e zonizzazione, riuniti in un'area di lavoro.
Funzionalità principali
- Mappa stradale e ricerca per indirizzo
- Couche du cadastre
- Livelli CPTAQ: zona agricola, inclusioni, esclusioni
- Zonizzazione comunale sovrapposta al catasto
- Opacità regolabile per ogni livello
- Misurazione di distanze e superfici
- Ricerca per numero di lotto
- Accesso agli incarichi e ai documenti di una particella
Mappa stradale
Mappa di base con strade e indirizzi. Cerca un indirizzo e ingrandisci fino alla particella.
Catasto
Lots du cadastre . Cherchez par numéro de lot ; cliquez sur un lot pour voir ses mandats et documents.
CPTAQ
Zona agricola, inclusioni ed esclusioni, articolo 59. Verifica a colpo d'occhio se un lotto è interessato.
Zonizzazione
Zone comunali sovrapposte al catasto, per individuare la zona in cui ricade un lotto.
Area di lavoro
- Apri la mappa dal menu o da un incarico.
- Attiva i livelli utili (strade, catasto, CPTAQ, zonizzazione) e regolane l'opacità.
- Cerca per indirizzo o numero di lotto.
- Misura distanze e superfici con gli strumenti dell'area di lavoro.
- Fai clic su una particella per aprire gli incarichi e i documenti collegati.
L'assistente IA
I tuoi documenti. Le tue azioni. Un unico assistente per cercare nelle tue pratiche e automatizzare le fasi ripetitive.
- Ricerca nei metadati e nel testo già estratto
- Azioni e automazioni delle fasi ripetitive
- Cronologia delle richieste
- Modalità guidata: da collegare, in base alla configurazione
Ruoli e sicurezza
A ogni utente viene assegnato un ruolo. Le autorizzazioni si applicano per cliente e progetto.
| Ruolo | Azioni consentite |
|---|---|
| Amministratore di progetto | Configura i moduli, i modelli e i ruoli; tutte le autorizzazioni |
| Geometra topografo | Crea gli incarichi, approva e firma i documenti |
| Responsabile | Pianifica, assegna, approva le ore e le spese |
| Utente | Consulta e carica documenti nelle proprie pratiche; registra le proprie ore |
- SSO / SAML
- Accesso per cliente e progetto
- Link di download firmati
- Tracciato di audit completo
- API REST
Domande frequenti
Posso trovare una planimetria cartacea digitalizzata?
Sì. L'OCR indicizza il testo delle scansioni e la ricerca a testo completo lo trova.
Una revisione cancella la planimetria precedente?
No. Ogni versione viene conservata, con autore e data.
Un cliente può vedere le pratiche degli altri clienti?
No. L'accesso è limitato per cliente e progetto.
È necessario installare un software?
No. Basta un browser, su computer, tablet o smartphone.
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Essendo Doc365 completamente basato sul web, i tuoi team possono accedere a file, disegni e documenti dall'ufficio, sul campo o da remoto, senza installazioni software complesse.
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Un potente motore di ricerca multicriterio individua file, disegni, atti, fatture o qualsiasi altro documento in pochi secondi. Le ricerche frequenti possono essere salvate e condivise per velocizzare il lavoro di squadra.
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